E-Mails landen im Spam? Zustellrate verbessern & Spam-Probleme lösen

CSA-zertifizierte Versender stehen auf einer Positivliste (Whitelist), die von großen E-Mail-Diensten wie GMX, web.de, Microsoft, Yahoo, AOL oder Yandex berücksichtigt wird. So wird verhindert, dass seriöse Nachrichten fälschlicherweise im Spam landen.

Beispiele, bei denen die CSA eine Rolle spielt:

• Newsletter-Versand durch Unternehmen

• Transaktionale E-Mails (z. B. Bestellbestätigungen)

• E-Mail-Marketing-Agenturen, die hohe Zustellraten garantieren wollen

• Hosting-Kunden, deren Mails plötzlich im Spam landen

Wer CSA-zertifiziert sein möchte, muss eine Vielzahl an rechtlichen und technischen Anforderungen erfüllen. Diese Standards erhöhen nicht nur die Sicherheit, sondern verbessern auch die Zustellbarkeit.

Wichtige Anforderungen:

• Double-Opt-In: Nur Nutzer, die aktiv zugestimmt haben, dürfen kontaktiert werden.

• Impressumspflicht & Datenschutz: Klare Angaben zum Versender und Einhaltung der DSGVO.

• Bouncemanagement & Feedback Loops: Technisches Monitoring und Reaktion auf fehlerhafte Zustellungen.

• Reputation & Spamverhalten: Kein Versand an gekaufte Listen oder Blacklist-Einträge.

Wer eigene Mailing-Systeme betreibt, sollte die CSA-Kriterien verstehen, besonders bei Problemen mit der Zustellung.

E-Mail-Provider wie GMX, web.de oder Telekom arbeiten eng mit der CSA zusammen. Mails von zertifizierten Absendern werden mit höherer Priorität behandelt, was zu besseren Zustellraten führt.

Vorteile für Versender und Empfänger:

• Geringeres Risiko, im Spam zu landen

• Vertrauenswürdigkeit für Empfänger

• Effizienz im Massenversand

• Technische Sicherheit durch definierte Standards

Bei webgo kommt es gelegentlich vor, dass Kunden über Probleme beim Mailversand berichten. In vielen Fällen liegt die Ursache an fehlender CSA-Konformität oder fehlerhafter Konfiguration, die gegen gängige Standards verstoßen.

Sollten also E-Mails aus unklaren Gründen beim Empfänger im Spam-Ordner landen, könnt Ihr Euch als webgo Kunde bei unserem Support melden, damit wir dies einmal genauer überprüfen können. Hier können wir dann z. B. einen Blick in den E-Mail-Header werfen, welcher ggf. weiterführende Informationen liefert.

Wenn E-Mails nicht zugestellt werden, im Spam-Ordner landen oder komplett blockiert werden, kann das ein Hinweis auf fehlende Kompatibilität mit CSA-Richtlinien sein.

Typische Fehlerquellen:

• Keine oder fehlerhafte SPF/DKIM/DMARC-Einträge

• Fehlende DOI-Prozesse (Double-Opt-In)

• Mangelhaftes Bouncemanagement

• Unzureichende Abmeldefunktionen im Newsletter

• Versendung an alte oder gekaufte Adresslisten

Damit E-Mails zuverlässig im Posteingang ankommen und nicht fälschlicherweise als Spam deklariert werden, sind insbesondere für Nutzer von Shared Webhosting folgende Schritte wichtig. Die nachfolgende Liste orientiert sich an den Empfehlungen und Anforderungen der Certified Senders Alliance (CSA).

1. Technische Grundeinstellungen

   • SPF-Record korrekt konfigurieren: Der Sender Policy Framework (SPF) Eintrag muss in der DNS-Zone der Domain gesetzt und regelmäßig geprüft werden, damit nur autorisierte Server Mails für die Domain verschicken.

   • DKIM aktivieren: DomainKeys Identified Mail (DKIM) stellt sicher, dass E-Mails während der Übertragung nicht verändert wurden. Private/öffentliche Schlüssel sollten korrekt eingerichtet sein.

   • DMARC-Policy einrichten: DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) ergänzt SPF und DKIM, legt Richtlinien fest und gibt Berichte bei Authentifizierungsfehlern aus.

   • Reverse DNS (PTR) prüfen: Der Server sollte einen gültigen Reverse-DNS-Eintrag haben, der auf den tatsächlichen Domainnamen verweist.

   • TLS-Verschlüsselung nutzen: Der Versand sollte über verschlüsselte Verbindungen erfolgen.

Bei webgo sind standardmäßig alle E-Mail-Adressen / Postfächer CSA-Konform eingerichtet. Bei uns gebuchte Domains erhalten automatisch einen SPF-, DKIM- und DMARC-Eintrag. Auch haben unsere Webhosting, Homepage-Baukasten und High Performance Server einen PTR-DNS-Eintrag. Außerdem erfolgt ein Versand selbstverständlich TLS-Verschlüsselt ab.

2. Authentizität & Vertrauenswürdigkeit

   • Absenderinformationen sichtbar und korrekt: Eine eindeutige und nachvollziehbare Absenderadresse verwenden, idealerweise mit Unternehmensbezug.

   • Rechtskonforme Fußzeile: Jeder Versand sollte eine Widerrufsmöglichkeit (Abmeldelink), Kontaktadresse und einen Rechtsvermerk enthalten.

   • Bei Newsletter Kunden-Einwilligung einholen (Opt-In): Nur E-Mails an Empfänger senden, die explizit zugestimmt haben oder zu denen eine aktive Geschäftsbeziehung besteht.

   • Bei Newsletter einfaches Abmelden ermöglichen: Ein klarer und funktionierender Abmeldelink muss in jeder E-Mail enthalten sein.

3. Inhalte und Versandpraxis

   • Spam-Trigger-Wörter vermeiden: Auf Werbefloskeln oder übermäßige Großschreibung in Betreff und Inhalt verzichten.

   • Verhältnis Text zu Bildern beachten: Ein ausgewogenes Verhältnis wählen, um Spamverdacht zu vermeiden.

   • Keine ausführbaren Anhänge: Dateien wie .exe grundsätzlich nicht versenden. Anhänge sollten virengeprüft und für Spamfilter unkritisch sein.

   • Regelmäßiger Versand mit konsistenter Frequenz: Plötzliche Peaks im Versandvolumen vermeiden (insbesondere bei neuen Domains), um Spamfilter nicht zu sensibilisieren.

   • Unkundige Empfänger vermeiden: Nur gepflegte Empfängerliste verwenden und regelmäßige Adresspflege durchführen, damit keine Hard-Bounces oder Spam-Beschwerden entstehen.

4. Spam-Filter-Management & Monitoring

   • Spamfiltereinstellungen beim Provider checken: Je nach Hosting-Anbieter die Schwellen für „Spam erkennen“ ideal auf „normal“/„empfohlen“ belassen – zu strenge Filter erhöhen das Risiko für False Positives.
     Bei webgo kann der “Spam-Score” eingestellt werden, welcher standardmäßig auf 5 ist. In der Regel reicht das aus. Je höher (bis 10) dieser eingestellt wird, desto aggresiver reagiert der Spamschutz.

   • SPAM-Beschwerden auswerten: Bei steigenden Beschwerden Ursachen analysieren um gegenzusteuern. Meldet Euch im Zweifel bei Eurem Hoster

   • Feedback- und Complaint-Handling aktiv nutzen: Rückmeldungen von Providern, z.B. via CSA Rückkanal, ernst nehmen und entsprechende Maßnahmen einleiten.

   • Regelmäßige Überprüfung der eigenen Spamfolder/Whitelist: Eigene Nachrichten testen, ggf. Reports auswerten und anpassen.

5. Shared Hosting Besonderheiten

   • Risiko Shared IP: Bei Shared Hosting: Wir empfehlen auf keinen Fall Massenmailings vom eigenen Webspace zu senden, da andere Nutzer derselben IP durch schlechtes Verhalten Ihre Zustellbarkeit negativ beeinflussen können. Aufgrund eines “Fair-Use”-Prinzip könnte zur Bewahrung der Server-Reputation Euer Webspace gesperrt werden.

   • Eigene dedizierte E-Mail-Lösung bevorzugen: Für professionelle Anwendungsfälle empfiehlt sich ggf. der Wechsel auf einen dedizierten E-Mail-Dienst (Microsoft 365, Google Workspace, oder für Newsletter Dienste wie Brevo oder Omnisend) oder eigene SMTP-Server (z. B. mit einem webgo Root Server).

6. Sicherheit & Datenschutz

   • Starke Passwörter & 2FA: Zugänge zu E-Mail-Konten und zum Hosting mit sicheren Passwörtern versehen; 2-Faktor-Authentifizierung aktivieren, wo möglich.

   • Regelmäßige Updates: Alle verwendeten Web- und E-Mail-Anwendungen sowie deren Plugins oder Addons aktuell halten.

   • Datei- und Ordnerberechtigungen beachten: Korrekte Rechtevergabe auf dem Webserver (644 für Dateien, 755 für Ordner).

7. Kontinuierliche Kontrolle

   • Monitoring der Zustellraten und Analyse-Tools einsetzen: E-Mails regelmäßig testen, Öffnungs- und Zustellraten prüfen und ungewöhnliche Muster verfolgen

   • CSA-White- oder Zertifizierung (optional für Business-User): Bei hohem Versandvolumen und kommerziellen Interessen kann eine CSA-Zertifizierung weitere Vorteile hinsichtlich Zustellbarkeit und Reputation bringen.

Wir beraten unsere Kundinnen und Kunden bei technischen Einstellungen und Rückfragen, prüfen E-Mail-Header und helfen bei Konfigurationsproblemen, z. B. durch:

• Einrichtung von SPF, DKIM und DMARC

• Unterstützung bei Blacklist-Einträgen

• Hinweise auf CSA-konformes Verhalten

👉 Als Webhosting-Anbieter bietet webgo detaillierte Anleitungen, DNS-Konfigurationen und Support, damit Eure E-Mails korrekt signiert, geprüft und zugestellt werden.

In folgender Anleitung erklären wir z. B. mögliche Gründe, warum eine Mail von GMail abgeblockt wird und wie das optimiert werden kann: Meine E-Mails werden nicht mehr an Gmail Adressen weitergeleitet was tun?

Die Certified Senders Alliance ist kein abstraktes Regelwerk. Sie beeinflusst direkt, ob Eure E-Mails zuverlässig beim Empfänger ankommen. CSA-Konformität bedeutet: Vertrauen, Reichweite und professionelle Kommunikation - alles Werte, die wir bei webgo groß schreiben. Daher ist es uns auch wichtig, mit diesem Artikel einen Fokus auf dieses Thema zu legen und zu sensibilisieren. Bei Gestaltung Eures E-Mail-Setups sollte also genaustens darauf geachtet und Rücksicht genommen werden, damit Ihr beim verschicken von E-Mails langfristig keine Probleme erlebt.